Veranderingen in de gebouwde omgeving maken veel los bij betrokkenen. Belanghebbenden bij elkaar brengen is daarom een goed idee. Als startmoment vindt er vaak een informatiebijeenkomst of inloopavond plaats. Hoe kan deze bijeenkomst zo prettig en constructief mogelijk verlopen?
Speelruimte
Simester vraagt haar opdrachtgevers altijd naar de speelruimte, het mag ons heuse stokpaardje worden genoemd. Bezoekers hebben het recht om te weten over welke onderwerpen zij al dan niet iets te zeggen hebben. En als dat zo is, wat mag er dan vervolgens ‘ veranderen’? Bijvoorbeeld: is het mogelijk om in een schetsontwerp een nieuw bouwblok enige meters te verplaatsen omdat naastgelegen huizen straks op een blinde muur gaan uitkijken? Die duidelijkheid moet op voorhand bekend zijn.
Rust en structuur
Bij sloop of herontwikkeling hebben betrokkenen behoefte aan informatie. Natuurlijk zijn er ook volop zorgen en vragen. Door een presentatie van het plan los te koppelen van de vragenronde, ontstaat er rust en structuur in het programma. Alle vragen die in de presentatie niet aan bod zijn gekomen, worden na een pauze plenair behandeld. Onderwerpen die gaan over de individuele situatie van een huishouden of huis, kunnen na de bijeenkomst het beste één-op-één worden besproken.
Wees dichtbij
Tot slot de zaalopstelling. Het is een kunst om een zaalopstelling te kiezen die niet alleen goed zicht geeft op bijvoorbeeld een scherm maar waarbij ook de spreker te zien en te verstaan is. In onze optiek wordt de letterlijke afstand tussen de spreker en het publiek daarbij vaak onderschat. Ruimte creëert immers afstand. En juist bij veranderingen in de gebouwde omgeving - met alle gevoeligheden van dien - willen organisatoren het liefst dicht bij hun gasten zijn. Om te laten zien dat het hen serieus is. Wij geloven daarom in fysieke nabijheid van spreker en publiek.
Tussenstap
Een informatiebijeenkomst of inloopavond mag dan soms als obligaat worden gezien, het blijft vaak een eerste ‘collectieve’ stap in een proces. Als de planvorming verder gevorderd is, zijn er allerlei handige tools en apps voorhanden die op het niveau van een gezin van meerwaarde zijn. Denk aan communicatie van data, planningen en contactmomenten. Vooral bij wijziging hiervan, is een actueel digitaal overzicht praktisch.
