Bloemen (2)

65 tips voor bewoners- en informatieavonden

Organiseer je een informatie- of inloopbijeenkomst voor een gemeente, woningcorporatie of bouwbedrijf? Wat zijn de belangrijkste do’s en don’ts  in de voorbereiding, tijdens de bijeenkomst en in de opvolging? Een overzicht op basis van onze ervaring als dagvoorzitter en procesbegeleider, gerangschikt in een achttal thema’s.

 

Doelgroep, doel en speelruimte

  1. Wie is de doelgroep van de bijeenkomst? Welke mensen ontvangen een uitnodiging? Zijn dat direct aanwonenden (bijvoorbeeld bij een project in de openbare ruimte) of ook mensen die een paar straten verderop wonen? Wordt de uitnodiging ook via social media en/of de pers verspreid, inclusief foto’s?

  2. Wat is het verwachtingspatroon van de genodigden? Welk beeld zou men op voorhand kunnen hebben? Het gaat hierbij om het inlevingsvermogen van de organisatoren.

  3. Welke voorkennis hebben de genodigden? Wat is er al bekend over het onderwerp? En welke sfeer hangt er ‘rondom heen’, hoe zou men er onderling over spreken?

  4. Is er ergens ‘oud zeer’? Als de uitnodiging voor de bijeenkomst op de mat of in de mailbox valt, kan dat geheel andere ervaringen activeren dan de inhoud die feitelijk centraal staat.

  5. Wat is het doel van de bijeenkomst? Vertrouw dit doel letterlijk aan het papier toe en spreek het in de voorbereiding uit. Bij één organiserende partij lijkt dit vrij eenvoudig, maar bij een samenwerkingsverband tussen bijvoorbeeld een gemeente en zorginstelling kan het definieren hiervan meer tijd vragen.

  6. Wat is de speelruimte van de sessie? Wat mag er - als gevolg van de bijeenkomst - veranderen? Dat gaat over tijd, geld of kwaliteit. Bijvoorbeeld: kan de buurt een ander type speeltoestel kiezen dan wordt voorgesteld? Of wat zijn de (on-)mogelijkheden van een idee dat duurder is dan de begroting toelaat?

  7. Welke afspraken worden er gemaakt om te laten zien wat er met de input van de bijeenkomst gebeurt? Een kreet als ‘Uw mening staat centraal’ vraagt met andere woorden om verfijning. Er zal altijd minimaal één onderdeel zijn waar geen invloed op mogelijk is.

  8. Op welke manier vindt er een terugkoppeling plaats van de aangedragen ideeën of input? Persoonlijk, per email of in een volgende bijeenkomst? Of zijn er andere manier denkbaar?

  9. Wat gebeurt er met de mensen die wel uitgenodigd hadden moeten worden, maar de uitnodiging op een of andere reden niet ontvangen hebben? Wordt dit individueel opgevolgd?

  10. Wordt via externe kanalen gecommuniceerd wat de resultaten van de sessie zijn? Huis-aan-huisbladen reppen bij impressies geregeld over “druk bezocht” of “geslaagde bijeenkomst”, maar kan dit wellicht meer inhoudelijk worden gemaakt?

 

Entree en programma

  1. Wie ontvangt de gasten bij het binnenkomen? Krijgt men een badge of informatiemateriaal mee? Is de routing naar de zaal duidelijk, met bijvoorbeeld pijlen of borden?

  2. Vindt de bijeenkomst ’s morgens, ’s middags of ’s avonds plaats? Rekening houdend met doel en doelgroep kan een keuze voor overdag of in de avond noodzakelijk zijn. Doel en doelgroep hebben daarbij meer prioriteit dan de beschikbaarheid van betrokken professionals.

  3. Wie ontvangt de gasten bij het betreden van de zaal of ruimte waar de bijeenkomst plaatsvindt? Zijn er presentielijsten? En welke gegevens staan hier op?

  4. Krijgt men bij binnenkomst nog meer of andere informatie uitgereikt? En wie doet dat?

  5. Op welke manier is het programma opgebouwd? Houdt het programma rekening met het energieniveau van de gasten? Begint de bijeenkomst bijvoorbeeld om 20.00 uur ’s avonds, dan is starten met een uur lang presentaties vaak te lang. Tijdens een ochtendsessie zijn mensen doorgaans alerter en kunnen meer informatie tot zich nemen.

  6. Is er voldoende afwisseling tussen informatieverstrekking, interactie en (letterlijk) beweging?

  7. Vindt er een voorgesprek met eventuele externe sprekers plaats? Om het attentieniveau te waarborgen, is één spreker maximaal 20 minuten aan het woord (inclusief eventuele vragen).

  8. Is er een dagvoorzitter of gespreksleider die de tijd bewaakt? En ‘met het oog op de tijd’: zijn er rook-, toilet- of koffiepauzes in het programma voorzien?

  9. Krijgen de genodigden de kans om bij aanvang van het programma aan te geven waarom zij zijn gekomen of dat hen iets dwars zit? De ruimte bieden om deze ballon spreekwoordelijk ‘leeg te laten lopen’ kan gedurende de bijeenkomst tijd besparen en bovendien de sfeer over het gehele programma bezien ten goede komen.

  10. Wie opent en sluit het programma af? Bij gemeenten kan bijvoorbeeld de portefeuillehouder bij aanvang aanleiding en doel schetsen en tot slot vertellen welke vervolgstappen er na de bijeenkomst worden doorlopen.

 

Zaal en opstelling

  1. Welke opstelling past het beste bij het doel van de bijeenkomst? Informatieve bijeenkomsten waarin veel kennis wordt gedeeld, kunnen vaak volstaan met een klaslokaal-opstelling; bij een dialoogsessie kan een restaurant- of cirkelopstelling waardevol zijn (men kan elkaar aankijken). Bij een sessie waarin besluiten worden genomen kan een u-vorm ervoor zorgen dat men elkaar kan zien en dat er ook enige (fysieke) afstand is om een ieder in de eigen rol te laten opereren.

  2. Is het klimaat te beheersen met een airco of kunnen er ramen open? En als er ramen open kunnen: is dat niet storend met verkeer of ander omgevingsgeluid?

  3. Is er voldoende afscheiding tussen belendende ruimtes? Dringt er geen geluid door?

  4. Is er voldoende, passende verlichting? Kunnen de sprekers eventueel worden bijgelicht? Past de verlichting bij de sfeer van de bijeenkomst? Zo geven spots een andere uitstraling dan tl-verlichting.

  5. Zijn de sprekers goed zichtbaar, is er een podium (nodig)? Vanuit de achterste stoel in de zaal kan dit het beste beoordeeld worden.

  6. Kan de gespreksleider of voorzitter (letterlijk) bij mensen komen als zij een vraag hebben? Is er voldoende ruimte tussen de stoelen?

  7. Wat is de kwaliteit van de stoelen? Zijn de stoelen ook geschikt voor oudere mensen?

  8. Hebben mensen de mogelijkheid om gedurende het programma de zaal - waar nodig - te verlaten?

  9. Zijn er andere ruimtes nodig voor bijvoorbeeld workshops of deelsessies? Is het duidelijk waar deze zijn? Is er routing naar toe?

  10. Is het duidelijk wanneer plenaire momenten en deelsessies beginnen en eindigen?

 

Faciliteiten en geluid

  1. Is er een beamer, laptop, scherm en/of presentatieklikker nodig?

  2. Wat is de kwaliteit van de gewenste verbindingen en netwerken? Denk bijvoorbeeld aan webinars waarbij vertraging op de lijn storend kan zijn.

  3. Is er draadloos internet beschikbaar, bijvoorbeeld voor het tonen van filmpjes? Worden wifi-wachtwoorden vooraf met het publiek gedeeld (om deze vraag te voorkomen)?

  4. Is er een geluidsinstallatie aanwezig? Of moet deze extern worden gehuurd? Zo ja, wie organiseert dit? Dat kan ook gelden voor materiaal als bijvoorbeeld stemkastjes.

  5. Zijn er bedrade en/of draadloze microfoons beschikbaar?

  6. Bij gelijktijdig gebruik van bedrade en draadloze microfoons: storen deze onderling niet?

  7. Zijn er reservebatterijen voor de draadloze microfoon beschikbaar? Is er een vervangend exemplaar voor handen?

  8. Is er ander presentatiemateriaal inzetbaar? Denk aan flip-overs, plakwanden, prikborden of informatiepanelen.

  9. Wordt koffie en thee in of buiten de zaal geserveerd? Waar vindt de borrel plaats? Wordt er ook een hapje bij geserveerd? En hoe laat sluit de bar?

  10. Welke afspraken worden gemaakt voor wat betreft het correct opleveren van de gebruikte ruimte(s) na afloop van de bijeenkomst? Wie zorgt hiervoor?

 

Dagvoorzitter en gespreksleider

  1. Kan het gewenst zijn een dagvoorzitter of gespreksleider in te schakelen? Soms is het als organiserende partij praktisch om tamelijk ‘belangeloos’ te kunnen opereren, hoewel de genodigden daar doorheen kunnen prikken. Ook de dagvoorzitter heeft immers een opdrachtgever.

  2. Welk profiel heeft de dagvoorzitter? Vernieuwend, creatief, expressief of juist ‘onzichtbaar op de voorgrond’ en sturend op een correct en deugdelijk verloop van de bijeenkomst?

  3. Heeft de dagvoorzitter inhoudelijke expertise nodig (van bijvoorbeeld bouw, wonen en zorg) of is een meer journalistieke achtergrond gewenst? Desgewenst kan hiertoe een dagvoorzitter met een landelijke uitstraling worden ingezet.

  4. Welke opdracht krijgt de dagvoorzitter mee? Sturen op inhoud, sfeer en/of tijd? Of mensen ‘met een goed gevoel’ laten vertrekken? En waar gaat dat gevoel dan over?

  5. Is de dagvoorzitter man of vrouw? Afhankelijk van de doelgroep kan hier een bewuste keuze voor worden gemaakt. Het kan van invloed zijn, het hoeft niet.

  6. Hoeveel ruimte is er in het programma om vragen te beantwoorden? Wat mag de dagvoorzitter al dan niet ‘toelaten’?

  7. Wat is de dresscode? Zakelijk, neutraal of juist informeel en los om de open sfeer van de bijeenkomst te stimuleren? Enkele variabelen: das, jasje, pantalon of spijkerbroek en wel of geen blote armen.

  8. Heeft de dagvoorzitter eigen teksten om het programma te begeleiden of vindt structurering plaats door middel van een Powerpoint of Prezi?

  9. Wie heeft de regie (in geval van punt 8) over de presentatie? Wie bedient de klikker, de dagvoorzitter of een andere betrokkene?

  10. Welke onderwerpen of gevoeligheden die tijdens de bijeenkomst naar voren komen dient de dagvoorzitter te voorkomen, vermijden of om te buigen?

 

Andere vragen

  1. Is er gelegenheid om bijvoorbeeld met papieren kaartjes vragen te stellen die na de bijeenkomst nader uitzoekwerk vragen?

  2. Wie van het organiserend comité behandelt de vragen?

  3. Is het duidelijk binnen welke termijn er contact wordt opgenomen? Wordt er ook daadwerkelijk contact opgenomen?

  4. Voelt het team zich eigenaar van de individuele contactmomenten en eventuele (commerciële) kansen die er uit voortvloeien?

  5. Worden er al dan niet visitekaartjes uitgewisseld met de aanwezigen? Of wordt er doorverwezen naar één specifiek persoon die dit coördineert tijdens de bijeenkomst?

 

Ervaringen en evaluatie

  1. Krijgen de aanwezigen een evaluatie voorgelegd?

  2. Vindt de evaluatie tijdens de bijeenkomst plaats? Of wordt deze nagestuurd?

  3. Wie verwerkt de formulieren? Of: wie downloadt de resultaten van digitale enquêtes?

  4. Welke rol heeft de evaluatie voor een eventuele vervolgbijeenkomst?

  5. Worden de evaluatieresultaten bestuurlijk of in een ander gremium besproken of voorgelegd?

 

Vervolgbijeenkomst

  1. Is het duidelijk dat de bijeenkomst al dan niet onderdeel uitmaakt van een groter geheel?

  2. Kan een eventueel volgend moment al worden geprikt?

  3. Hebben aanwezigen invloed op een nieuwe datum?

  4. Zit er voldoende tijd tussen deze en de opvolgende bijeenkomst?

  5. Welke onderwerpen staan tijdens de volgende sessie centraal?

     

Participatie (19)
189